Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji app.e-psyche.eu (dalej: „Aplikacja”), zasady przetwarzania danych osobowych oraz zasady udziału w szkoleniach, usługach i projektach realizowanych za pośrednictwem Aplikacji.
Administratorem Aplikacji oraz administratorem danych osobowych jest:
E-psyche.eu s.c. R. Tomalski, I. Pietkiewicz
Kościuszki 49/4, Katowice
NIP 9542796566, REGON 381262868
kontakt ws. danych: admin@e-psyche.eu
kontakt techniczny: support@e-psyche.eu
Korzystanie z Aplikacji wymaga akceptacji niniejszego Regulaminu.
Aplikacja – system internetowy app.e-psyche.eu umożliwiający rejestrację, udział w szkoleniach, kursach, płatnościach oraz projektach badawczych.
Użytkownik – osoba korzystająca z Aplikacji po utworzeniu konta lub osoba uczestnicząca w projekcie badawczym za pośrednictwem Aplikacji.
Konto – indywidualny profil Użytkownika założony poprzez rejestrację w Aplikacji.
Login i Hasło – dane identyfikacyjne używane do logowania; hasło przechowywane jest w postaci zaszyfrowanej.
Usługi – funkcjonalności dostępne w Aplikacji, w tym udział w szkoleniach, dostęp do materiałów, płatności, udział w projektach badawczych.
Regulaminy Projektów – odrębne dokumenty regulujące udział w badaniach naukowych.
Aby korzystać z Aplikacji, Użytkownik musi utworzyć Konto, podając:
-adres e-mail,
-login,
-hasło.
Podanie danych jest niezbędne do stworzenia Konta i świadczenia usług.
Użytkownik może w dowolnym momencie modyfikować dane swojego Konta.
Użytkownik zobowiązuje się nie udostępniać swojego hasła osobom trzecim.
Aplikacja umożliwia:
zapisy na kursy i szkolenia,
dostęp do materiałów edukacyjnych,
obsługę płatności online (TPay) i offline (przelew tradycyjny),
udział w projektach badawczych,
rejestrację obecności na szkoleniach,
zarządzanie profilem Użytkownika.
Płatności online obsługuje operator:
Krajowy Integrator Płatności S.A. (TPay)
Regulamin płatności TPay: https://secure.tpay.com/regulamin.pdf
Dane podawane w procesie płatności są przekazywane bezpośrednio operatorowi.
Możliwa jest również płatność przelewem tradycyjnym.
Dane do FV (imię, nazwisko / firma, adres, NIP) są przetwarzane w celu wystawienia dokumentów księgowych.
Warunki udziału w konkretnym szkoleniu określa jego opis oraz regulamin danego wydarzenia.
Aplikacja umożliwia:
monitorowanie obecności,
udostępnianie materiałów.
Brak uregulowania płatności może skutkować blokadą dostępu do szkolenia.
W przypadku szkoleń wymagających kwalifikacji, Użytkownik może zostać poproszony o przesłanie dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału (np. dyplom, certyfikat). Przesłanie dokumentów jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału w danym szkoleniu.
Każdy projekt posiada własny Regulamin Projektu określający:
-rodzaje zbieranych danych,
-zasady anonimizacji,
-cel i czas przetwarzania.
Uczestnik może zostać poproszony o podanie danych statystycznych (metryczki), takich jak:
-płeć,
-wiek,
-wykształcenie,
-miejsce zamieszkania,
-status zawodowy.
Dane te mogą być przetwarzane:
-w formie zagregowanej,
-anonimowo (domyślnie w projektach badawczych),
-na życzenie Użytkownika – mogą zostać zanonimizowane wcześniej.
Zarządca może zablokować dostęp do Aplikacji, jeśli Użytkownik:
-narusza Regulamin,
-działa na szkodę Zarządcy lub innych Użytkowników,
-podejmuje działania niezgodne z prawem,
-zagraża bezpieczeństwu systemu lub danych.
1.Zarządca dokłada wszelkich starań, aby Aplikacja działała poprawnie.
2.Zarządca nie ponosi odpowiedzialności za:
-przerwy techniczne,
-błędy wynikające z konfiguracji sprzętu Użytkownika,
-szkody wynikłe z udostępnienia hasła osobom trzecim.
1. Administrator danych
E-psyche.eu s.c., dane jak w sekcji I.
2. Kategorie danych osobowych przetwarzanych w Aplikacji
A) Dane rejestracyjne
-imię i nazwisko,
-adres e-mail,
-login,
-zaszyfrowane hasło.
B) Dane szkoleniowe
-udział w kursach,
-status płatności,
-obecność,
-uzyskane certyfikaty.
C) Dane księgowe
-dane do FV: imię, nazwisko / firma, adres, NIP.
-dane transakcyjne: identyfikator płatności, data, kwota.
D) Dane projektów badawczych
-płeć, wiek, wykształcenie, miejsce zamieszkania, status zawodowy,
-odpowiedzi udzielone w badaniu,
-dane te są przetwarzane statystycznie i anonimowo.
E) Dane techniczne
-adres IP,
-logi systemowe.
F) Dokumenty przesyłane dobrowolnie przez Użytkownika (np. dyplomy, certyfikaty)
Użytkownik może zostać poproszony o przesłanie dokumentów potwierdzających kwalifikacje lub spełnienie warunków udziału w szkoleniu (np. dyplom ukończenia studiów, certyfikat szkolenia, zaświadczenia).
Dokumenty te są przesyłane dobrowolnie przez Użytkownika na adres e-mail Administratora i służą wyłącznie do:
-weryfikacji uprawnień lub spełnienia warunków formalnych,
-potwierdzenia kwalifikacji do udziału w danym szkoleniu,
realizacji obowiązków organizacyjnych wynikających z przebiegu szkolenia.
Podstawą prawną przetwarzania takich dokumentów jest:
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy (udział w szkoleniu),
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na potwierdzeniu kwalifikacji uczestników.
Dokumenty przesłane mailowo nie są udostępniane innym podmiotom poza osobami uprawnionymi i podmiotami świadczącymi usługi IT lub księgowe, jeżeli jest to konieczne.
Administrator przechowuje dokumenty wyłącznie przez okres niezbędny do weryfikacji uczestnika lub przez okres realizacji szkolenia, a następnie mogą one zostać usunięte, chyba że przepisy prawa wymagają ich dłuższego przechowywania.
Użytkownik ma prawo zażądać usunięcia przesłanych dokumentów, o ile nie są już wymagane do realizacji procesu szkoleniowego lub obowiązków prawnych.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
-Świadczenie usług (konto, szkolenia, certyfikaty)
art. 6 ust. 1 lit. b RODO
-Fakturowanie i obowiązki księgowe
art. 6 ust. 1 lit. c RODO
-Płatności TPay
art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO
-Udział w projektach badawczych
art. 6 ust. 1 lit. b RODO
art. 6 ust. 1 lit. a RODO (jeśli wymagana zgoda)
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – cele statystyczne
-Bezpieczeństwo systemu
art. 6 ust. 1 lit. f RODO
4. Odbiorcy danych
-operator płatności TPay,
-biuro księgowe,
-dostawcy hostingu i usług IT,
-współpracujące ośrodki naukowe (wyłącznie dane anonimowe).
5. Okres przechowywania danych
-dane konta – przez okres korzystania z Aplikacji + okres przedawnienia,
-dane księgowe – 5 lat,
-dane płatności – zgodnie z ustawą o rachunkowości,
-dane projektów badawczych – zgodnie z Regulaminem Projektu (po anonimizacji bezterminowo),
-logi techniczne – do 30 dni.
6. Prawa użytkownika
Użytkownik ma prawo do:
dostępu do danych,
-sprostowania,
-usunięcia (jeśli możliwe prawnie),
-ograniczenia przetwarzania,
-przeniesienia danych,
-sprzeciwu wobec przetwarzania,
-wycofania zgody (jeśli była podstawą przetwarzania),
-wniesienia skargi do Prezesa UODO.
Realizacja praw: admin@e-psyche.eu
Aplikacja stosuje środki ochrony danych zgodne z RODO, w tym:
-szyfrowanie hasła,
-szyfrowanie połączenia (SSL),
-kopie zapasowe,
-ograniczenia dostępu personelu,
-logi bezpieczeństwa.
Regulamin może być aktualizowany, a informacja o zmianach będzie dostępna w Aplikacji.
Korzystanie z Aplikacji po zmianie regulaminu oznacza akceptację aktualnej wersji.
W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego i RODO.